1. Entendiendo la Clasificación de Interesados en un Proyecto
En el inicio de cualquier proyecto, es crucial comprender la clasificación de los interesados. Los interesados, también conocidos como stakeholders, son individuos o entidades que tienen un interés en el éxito o fracaso del proyecto. Estos pueden incluir a los miembros del equipo del proyecto, los clientes, los proveedores, el equipo de dirección, e incluso los competidores. Cada uno de estos actores puede tener diferentes grados de influencia y expectativas del proyecto.
Diferentes Tipos de Interesados
Es esencial identificar quiénes son los interesados antes de clasificarlos. En general, hay cuatro categorías de clasificación con las que trabajan la mayoría de los gestores de proyectos: los interesados internos, los interesados externos, los interesados directos y los interesados indirectos. Los interesados internos y externos se clasifican según su ubicación en relación con la organización, mientras que los interesados directos e indirectos se clasifican según su nivel de involucración en el proyecto.
Los interesados internos son aquellos que están directamente asociados con la organización, como los empleados, los gerentes y los propietarios. Los interesados externos son aquellos que no están asociados directamente con la organización, pero que pueden afectar o ser afectados por su rendimiento, como los proveedores, los inversores y el gobierno.
La Importancia de la Clasificación de los Interesados
La clasificación de los interesados ayuda al equipo del proyecto a desarrollar estrategias efectivas de comunicación y gestión de riesgos. Permite a los gestores de proyectos entender mejor las necesidades y expectativas de cada interesado, y luego priorizarlas según su nivel de influencia e interés en el proyecto. Este entendimiento también ayuda a prevenir malentendidos y conflictos, lo que resulta en una ejecución más suave del proyecto.
2. Definición de Nivel de Importancia y Participación de los Interesados
El nivel de importancia de los interesados se refiere a cuánto puede ser afectado un proyecto o una decisión por las acciones o decisiones de esa persona o grupo. Por ejemplo, los accionistas de una empresa tienen un alto nivel de importancia porque pueden influir en las decisiones financieras y estratégicas de la empresa.
La participación de los interesados, por otro lado, se refiere a cuánto se involucra esa persona o grupo en el proyecto o la toma de decisiones. Esto puede variar desde simplemente ser informado sobre las decisiones hasta tener un rol activo en la toma de decisiones.
Cómo Determinar el Nivel de Importancia y Participación
La determinación del nivel de importancia y participación de los interesados a menudo implica un análisis de los interesados. Esto puede involucrar mapear los interesados en función de su poder e interés, o evaluar su influencia y su participación en el proyecto. Este análisis puede ayudar a las organizaciones a decidir cómo interactuar con diferentes interesados.
- Los interesados con un alto nivel de importancia pero una baja participación pueden necesitar ser mantenidos informados, pero su influencia sobre el proyecto es limitada.
- Los interesados con un bajo nivel de importancia pero una alta participación pueden ser consultados pero no necesariamente tendrán un gran impacto en la dirección del proyecto.
- Los interesados con altos niveles de ambos, importancia y participación, pueden desempeñar un papel fundamental en la toma de decisiones y por tanto se debe buscar su compromiso y apoyo.
3. Métodos para Clasificar a los Interesados según su Nivel de Importancia y Participación
En el mundo del project management, los interesados juegan un papel determinante a la hora de concretar objetivos y estrategias para llevar a cabo un proyecto. Una parte crucial de la gestión de interesados es la clasificación de estos en función de su nivel de importancia y participación. Saber cómo priorizar a los interesados puede marcar la diferencia en la efectividad de la administración del proyecto y en última instancia en el éxito del mismo.
Método de Clasificación Basado en la Influencia
Uno de los métodos más comunes para clasificar a los interesados es mediante la evaluación de su nivel de influencia. Este método tiene en cuenta el grado de poder o control que un interesado tiene sobre el proyecto. En este sentido, los interesados con mayor influencia suelen ser priorizados ya que sus decisiones y acciones pueden tener un impacto directo en el resultado del proyecto.
Método de Clasificación Basado en la Participación
Otro enfoque se centra en la clasificación de los interesados según su nivel de participación en el proyecto. Aquí, los interesados se categorizan en función de cuánto están involucrados en las actividades del proyecto. Esta información es vital al momento de decidir qué tipo de comunicación y nivel de relación mantener con cada interesado.
Método de Clasificación Basado en la Importancia
El último método que vamos a discutir involucra clasificar a los interesados en base a su importancia. Este método considera el valor que cada interesado aporta al proyecto. El papel que juegan, su interés y aportación al proyecto son factores decisivos a la hora de priorizar a los interesados.
4. Herramientas Para Facilitar la Clasificación de los Interesados
Elegir y utilizar las herramientas adecuadas para la clasificación de los interesados puede ser un punto determinante para el éxito de sus proyectos. Estos recursos permiten una gestión más eficaz de las comunicaciones y brindan información vital que puede ayudarle a tomar decisiones bien fundamentadas. Aquí estamos revisando algunos de los más recomendados.
Stakeholder Management Software
El software de gestión de interesados es una de las herramientas más poderosas disponibles. Ofrecen una amplia gama de funciones, incluyendo seguimiento de la participación, mapeo de los interesados, análisis de riesgos y mucho más. Esta medida digitalizada permite el almacenamiento seguro y la fácil recuperación de toda la documentación relevante y la comunicación entre las partes involucradas.
Herramientas de Communication and Engagement
Estas herramientas van desde correos electrónicos y software de videoconferencia hasta redes sociales y aplicaciones móviles. Son vitales para mantener un flujo constante de comunicación abierta con sus interesados, para mantenerlos informados y comprometidos. Muchas de estas herramientas también brindan opciones de retroalimentación en tiempo real, lo que puede ser invaluable para hacer ajustes y adaptarse a las circunstancias cambiantes.
Power/Interest Grid
Power/Interest Grid es otra herramienta esencial usada en la clasificación de interesados. Ayuda en la visualización de poder y interés de los interesados, y en la identificación de aquellos que requieren más atención y gestión. Ofrece una representación visual que puede ser muy útil para la planificación estratégica y la asignación de recursos.
5. Casos Prácticos: Clasificación de Interesados Según su Nivel de Importancia y Participación
En el campo del análisis y estrategia de negocios, el comprender la clasificación de los interesados según su nivel de importancia y participación es fundamental. Examinaremos varios casos prácticos para ilustrar esta clasificación y proporcionar una visión más clara de su aplicación en la práctica.
Un interesado es cualquier individuo, grupo o entidad que puede afectar o ser afectado por los resultados de un proyecto o decisión de negocio. Estos pueden ser internos, como los empleados y gerentes de una empresa, o externos, como los interesados, proveedores, clientes y competidores.
Caso Práctico 1: Proyecto de Desarrollo de Software
En un proyecto de desarrollo de software, un ejemplo de interesados están los desarrolladores, testers, el cliente objetivo y los inversores. Los desarrolladores y testers son las partes más activas del proyecto y su participación es de alto nivel. Sin embargo, su nivel de importancia puede considerarse medio ya que no son los responsables finales del éxito o el fracaso del proyecto. Por otro lado, el cliente objetivo y los inversores, aunque no participan activamente en el desarrollo del proyecto, su nivel de importancia para la misma es alto ya que su satisfacción y retorno de inversión puede determinar el éxito del proyecto.
Caso Práctico 2: Implementación de una Nueva Política en una Empresa
Cuando se implementa una nueva política en una empresa, los interesados podrían ser los empleados, la gerencia, y posiblemente los clientes dependiendo de la política. Los empleados, aunque no estén directamente involucrados en la toma de decisiones, son quienes estarán mayormente afectados por los cambios, dándoles un alto nivel de importancia. La gerencia, siendo quienes deciden la política, tienen un alto nivel de participación, y también un alto nivel de importancia, pues son responsables de las consecuencias de las políticas que implementan.
