En el sentido más amplio, los gerentes de proyecto (PM) son responsables de planificar, organizar y dirigir la finalización de proyectos específicos para una organización al tiempo que garantizan que estos proyectos se realicen a tiempo, dentro del presupuesto y dentro del alcance.
Al supervisar proyectos complejos desde su inicio hasta su finalización, los gerentes de proyectos tienen el potencial de dar forma a la trayectoria de una organización, ayudando a reducir costos, maximizar la eficiencia de la empresa y aumentar los ingresos.
Los deberes exactos de un gerente de proyecto dependerán de su industria, organización y los tipos de proyectos que un PM tiene la tarea de supervisar. Pero en general, todos los gerentes de proyecto comparten responsabilidades en lo que comúnmente se conoce como el » ciclo de vida del proyecto», que consta de cinco fases (o procesos):
- iniciando
- Planificación
- ejecutando
- Monitoreando y controlando
- Clausura
Si bien puede ser tentador pensar en estos como «pasos», no lo son. Más bien, estos son procesos a los que los gerentes de proyectos regresan continuamente a lo largo de la vida de un proyecto.
A continuación, analizamos más de cerca cada fase del ciclo de vida del proyecto, así como las diferentes responsabilidades que un gerente de proyecto puede tener en cada una.
Iniciando
Los gerentes de proyecto comienzan cada nuevo proyecto definiendo los objetivos principales del proyecto, su propósito y su alcance. También identifican a las partes interesadas internas y externas clave, analizan las expectativas compartidas y obtienen la autorización necesaria para hacer avanzar un proyecto.
Las preguntas importantes que los gerentes de proyecto hacen durante la fase de inicio incluyen:
- ¿Por qué es importante el proyecto?
- ¿Cuál es el problema específico que estamos tratando de resolver?
- ¿Cuál es el resultado deseado?
- ¿Cuáles son los criterios de éxito del proyecto?
- ¿Quiénes son los interesados en este proyecto? ¿Quién se ve afectado por, o quién impacta, este proyecto?
- ¿Cuáles son los requisitos y limitaciones dentro de este proyecto?
- ¿Qué suposiciones estamos haciendo?
- ¿Cómo se financiará el proyecto?
- ¿Qué está dentro de nuestro alcance? ¿Qué no está dentro de nuestro alcance?
- ¿Este proyecto se ha ejecutado antes? Si es así, ¿cuál fue el resultado? ¿Qué información de ese proyecto pasado debe ser considerada en este proyecto?
Es importante reconocer que los gerentes de proyecto no hacen esto solos. A menudo, no se asigna un director de proyecto hasta que gran parte de este trabajo está en marcha.
Sin embargo, tan pronto como se asigne al director del proyecto, él o ella debe participar plenamente en el trabajo anterior, que debe culminar en la constitución y asignación formal de un proyecto.
Planificación
Una vez que se aprueba el estatuto, los gerentes de proyecto trabajan con las partes interesadas clave para crear un plan de proyecto integrado centrado en lograr los objetivos descritos.
El plan establecido durante este proceso ayuda a los gerentes de proyecto a supervisar el alcance , el costo , los plazos , el riesgo , los problemas de calidad y las comunicaciones. Es durante esta fase que los gerentes de proyecto delinearán los entregables y los hitos clave e identificarán las tareas que deben completarse para completar cada uno.
Es importante tener en cuenta que la «planificación» del proyecto en realidad no termina hasta que finaliza el proyecto. El plan del proyecto debe tratarse como un documento vivo que evoluciona y cambia constantemente a lo largo del proyecto.
Ejecutar
Durante esta fase, los miembros del equipo completan el trabajo que se ha identificado en el plan del proyecto para alcanzar los objetivos del proyecto. El rol del gerente del proyecto es asignar este trabajo y garantizar que las tareas se completen según lo programado. El director del proyecto también normalmente:
- Proteger al equipo de las distracciones
- Facilitar la resolución de problemas
- Dirigir al equipo en el trabajo a través de los cambios del proyecto.
Seguimiento y Control
A pesar de estar catalogado como la cuarta fase, los procesos de seguimiento y control en realidad comienzan al comienzo de un proyecto y continúan a lo largo de la planificación, ejecución y cierre. En la fase de seguimiento y control, el trabajo de un director de proyecto incluye:
- Seguimiento del progreso de un proyecto
- Manejo del presupuesto del proyecto.
- Asegurar que se alcancen los hitos clave
- Comparación del rendimiento real con el rendimiento planificado/programado
Por supuesto, las cosas rara vez salen exactamente según lo planeado. Por lo tanto, un gerente de proyecto debe ser lo suficientemente flexible para trabajar dentro del plan de un proyecto, pero adaptarse fácilmente cuando sea necesario.
Cierre
Durante esta fase, los gerentes de proyecto se esfuerzan por garantizar que se completen todas las actividades necesarias para lograr el resultado final. Durante el cierre de un proyecto, los gerentes de proyecto:
- Trabajar con el cliente para obtener la aprobación formal de que el proyecto está completo.
- Liberar cualquier recurso (presupuesto o personal) que ya no sea necesario para el proyecto
- Revisar el trabajo de terceros proveedores o socios para cerrar sus contratos y pagar sus facturas
- Archivar archivos de proyectos para futuras referencias y usos
Una vez que se ha completado el proyecto, a menudo se utiliza una revisión posterior a la implementación para identificar las lecciones clave aprendidas. Comprender qué salió bien, qué se podría hacer de manera diferente y qué dejar de hacer puede ayudar a informar y mejorar las prácticas de gestión de proyectos en el futuro.
¿Qué hace un Project Manager?: Un día en la vida de un Project Manager
Como se muestra arriba, las tareas específicas que consumen el tiempo de un gerente de proyecto variarán sustancialmente según las fases del ciclo de vida en las que se encuentren sus proyectos.
Dicho esto, hay una serie de tareas generales que cualquier buen director de proyecto puede esperar realizar a diario. Éstos incluyen:
- Comunicarse con los miembros del equipo: la gestión de proyectos tiene que ver con la comunicación, ya sea a través de correos electrónicos, llamadas, registros diarios o reuniones de equipo. Los gerentes de proyecto deben comunicarse con los miembros de su equipo regularmente para determinar el estado de varios proyectos y posibles obstáculos que deberán resolverse.
- Comunicarse con las partes interesadas clave: tan importante como comunicarse con su equipo es actualizar regularmente a las partes interesadas clave sobre el progreso del proyecto y garantizar que el proyecto aún se alinee con las iniciativas cambiantes de la empresa. Esta comunicación puede tomar muchas formas, incluidos informes semanales o mensuales, paneles actualizados regularmente o correos electrónicos, llamadas o reuniones rápidas. Independientemente del medio, sentirse cómodo comunicándose con datos es una habilidad esencial.
- Identificación y resolución de problemas: a lo largo del curso de cualquier proyecto, es común que surjan problemas relacionados con el alcance, el presupuesto, la asignación de recursos y otros. El rol del director del proyecto es garantizar que estos problemas se resuelvan de manera efectiva para mantener el proyecto en marcha.
- Elaboración de presupuestos: para proyectos a pequeña escala, la estimación de costos puede ser una tarea semanal o incluso mensual. Pero para proyectos más grandes con muchos gastos diferentes a tener en cuenta, los gerentes de proyecto pueden dedicar tiempo a revisar los presupuestos todos los días para asegurarse de que el proyecto no exceda las asignaciones de recursos. Esto también puede incluir la revisión, el procesamiento y la aprobación de facturas de proveedores externos si el proyecto incluye dichas asociaciones.
- Gestión y aprobación del tiempo: para garantizar que el proyecto se mantenga encaminado, muchos gerentes de proyecto recurren a las hojas de tiempo o a un software de gestión de proyectos que les permite ver cómo su equipo está empleando su tiempo. Además de garantizar que el proyecto avanza según lo planeado, esto ayuda a los gerentes de proyectos a cambiar los recursos entre proyectos según sea necesario.
- Trabajo en equipo: un buen gerente de proyecto hará más que simplemente administrar los pasos de un proyecto. También administrarán su equipo para mantenerlos productivos y felices. Una parte de esto debería incluir ejercicios de creación de equipos diseñados para levantar la moral, particularmente después de semanas o fases desafiantes del proyecto. Organizar un almuerzo semanal o una hora feliz es un ejemplo de ello.
Gestión de proyectos frente a gestión de carteras frente a gestión de programas
La gestión de proyectos es un término general que en realidad puede referirse a tres tipos diferentes de gestión: gestión de proyectos, gestión de carteras y gestión de programas.
Si bien estas disciplinas son todas similares y están interrelacionadas, cada una tiene diferencias únicas que afectan las responsabilidades de los gerentes de proyecto en sus funciones asignadas. Tres tipos de disciplinas de gestión de proyectos interrelacionadas incluyen:
- Gestión de proyectos: en una función tradicional de gestión de proyectos, el objetivo es completar un proyecto con éxito, sin salirse del tiempo y del presupuesto. Los gerentes de proyecto utilizan una variedad de estrategias de gestión de proyectos para ayudar a organizar equipos y completar proyectos de acuerdo con sus criterios de éxito mientras involucran a las partes interesadas de manera adecuada.
- Gestión de programas: un programa se define como la gestión coordinada de un conjunto de proyectos interrelacionados o similares para lograr los objetivos de una organización de una manera que no sería posible si se gestionaran por separado. Los gerentes de programa colaboran con los gerentes de proyecto para garantizar que cada proyecto esté estratégicamente alineado y encaminado para alcanzar hitos importantes. Los gerentes de programa también facilitan el cambio organizacional, administran las dependencias entre proyectos y abordan cualquier problema y riesgo a nivel de proyecto o de organización que afecte el programa.
- Gestión de cartera: Una cartera es la colección de programas, proyectos y trabajo operativo de la organización. Los administradores de cartera trabajan con los líderes de la organización para identificar, priorizar, seleccionar, equilibrar, autorizar, evaluar y controlar el trabajo aprobado de la organización para cumplir mejor con sus estrategias, dada la capacidad de recursos y el riesgo.
Desarrollo de habilidades de gestión de proyectos para el éxito
Si está interesado en seguir una carrera en gestión de proyectos, es fundamental que desarrolle las habilidades necesarias para ejecutar las tareas que se le asignan. Obtener un título avanzado en administración de proyectos es una forma de aprender y mejorar esas habilidades, aumentar su salario y mejorar su comercialización ante los empleadores mientras le brinda experiencia práctica en el campo.
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