El proceso de inicio es una de las fases más importantes en la gestión de proyectos, ya que es en esta etapa donde se define y autoriza el proyecto o una fase del mismo. Este proceso se encarga de alinear las expectativas de los interesados con el propósito del proyecto, darles visibilidad sobre el alcance y los objetivos, y mostrar cómo su participación en el proyecto y sus fases asociadas puede asegurar el logro de sus expectativas [1]. Además, en este proceso se estudia la viabilidad del proyecto o empresa y si se tienen varias alternativas, se elige la mejor de ellas. Si el proyecto es inviable, se decide si se modifica o se suspende [2].
En este artículo, se explicará de manera detallada el grupo de proceso de «Inicio» de un proyecto, sus objetivos, actividades, entradas, salidas, herramientas y técnicas utilizadas, así como su importancia en la gestión de proyectos.
Objetivos del grupo de proceso de «Inicio»
El objetivo principal del grupo de proceso de «Inicio» es definir y autorizar el proyecto o una fase del mismo. Además, se busca alinear las expectativas de los interesados con el propósito del proyecto, darles visibilidad sobre el alcance y los objetivos, y mostrar cómo su participación en el proyecto y sus fases asociadas puede asegurar el logro de sus expectativas [1]. Otros objetivos importantes de este grupo de proceso son:
- Identificar a los interesados y sus necesidades, expectativas y requisitos.
- Establecer el objetivo del proyecto y sus entregables.
- Definir el alcance del proyecto.
- Estudiar la viabilidad del proyecto o empresa.
- Identificar los riesgos y oportunidades del proyecto.
- Establecer el equipo del proyecto y sus roles y responsabilidades.
- Establecer un plan de gestión del proyecto.
Actividades del grupo de proceso de «Inicio»
Las actividades del grupo de proceso de «Inicio» son las siguientes:
En el marco del PMBOK, el grupo de procesos de «Inicio» es el primero en llevarse a cabo dentro de un proyecto y tiene como objetivo establecer las bases para el mismo. A continuación, se describen las actividades que se llevan a cabo dentro de este grupo, de acuerdo a los resultados de la búsqueda:
- Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Esta actividad consiste en la creación de un documento formal que autoriza el inicio del proyecto o una nueva fase del mismo. En este documento se establecen los objetivos, el alcance, los recursos necesarios, el presupuesto y las fechas de entrega del proyecto.[3]
- Identificar a los interesados: Esta actividad implica la identificación de todas las personas u organizaciones que pueden afectar o verse afectadas por el proyecto, ya sea de manera positiva o negativa. Se deben analizar sus necesidades, expectativas e intereses, y establecer una estrategia de comunicación efectiva para garantizar su participación activa en el proyecto.[3]
- Definir los objetivos y el alcance del proyecto: Esta actividad implica la definición clara y detallada de los objetivos del proyecto, así como del alcance de los mismos. Se debe establecer lo que se va a hacer y lo que no se va a hacer dentro del proyecto.[2]
- Identificar los riesgos: Se deben identificar los posibles riesgos que pueden afectar el proyecto, y establecer una estrategia para mitigarlos o gestionarlos de manera efectiva.[2]
En resumen, el grupo de proceso de «Inicio» del PMBOK se enfoca en establecer las bases para el proyecto, definir su alcance y objetivos, identificar a los interesados y riesgos del proyecto, y crear el Acta de Constitución del Proyecto para su aprobación.
