
La gestión ágil de proyectos es un enfoque iterativo de la gestión de proyectos que se centra en dividir proyectos grandes en tareas más manejables, que se completan en iteraciones cortas a lo largo del ciclo de vida del proyecto . Los equipos que adoptan la metodología Agile pueden completar el trabajo más rápido, adaptarse a los requisitos cambiantes del proyecto y optimizar su flujo de trabajo.
Como sugiere el nombre, Agile permite que los equipos estén mejor equipados para cambiar rápidamente de dirección y enfoque. Las empresas de software y las agencias de marketing son especialmente conscientes de la tendencia a que los cambios de las partes interesadas del proyecto se produzcan semana a semana. La metodología Agile permite a los equipos reevaluar el trabajo que están haciendo y ajustarlo en incrementos dados para asegurarse de que a medida que cambia el panorama del trabajo y del cliente, el enfoque también cambia para el equipo.
Si es nuevo en la gestión de proyectos Agile, al principio puede parecer un sistema complejo y difícil de administrar. Pero, ya sea que se dé cuenta o no, ya está haciendo muchas de las cosas que Agile requiere. Con algunos ajustes, estará en camino a ciclos de desarrollo más cortos y lanzamientos de productos más pequeños y más frecuentes.
¿Quién utiliza la gestión de proyectos Agile?
Originalmente creado para el desarrollo de software, el enfoque Agile para la gestión de proyectos está siendo rápidamente adaptado por más que solo equipos de TI. Los especialistas en marketing, las universidades, las fuerzas armadas e incluso la industria automotriz también están considerando la metodología Agile y otros marcos Agile para ofrecer productos innovadores en entornos inciertos. Muchas organizaciones pueden beneficiarse de la gestión ágil de proyectos, y es fácil de configurar y utilizar.
En el mundo del software, cuando se toma la decisión de construir o desarrollar aún más una tecnología existente, el producto final puede ser difícil de definir. Agile permite esa ambigüedad debido a su flexibilidad para cambiar la dirección de un proyecto a medida que el trabajo avanza hacia el futuro.
Si bien puede aprovechar el software Agile , los libros o los entrenadores de Agile, cada equipo de Agile es único, y comprender los conceptos básicos puede ayudarlo a armar una metodología de Agile que funcione para usted y su equipo.
¿Cuáles son los 4 valores fundamentales de Agile?
El manifiesto ágil describe 4 valores fundamentales y 12 principios rectores que sirven como guía para cualquier equipo que adopte una metodología ágil.
Los 4 valores fundamentales de Agile son:
1. Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas
A pesar de lo sofisticada que se vuelve la tecnología, el elemento humano siempre desempeñará un papel importante en cualquier tipo de gestión de proyectos. Confiar demasiado en los procesos y herramientas da como resultado una incapacidad para adaptarse a las circunstancias cambiantes.
2. Software de trabajo sobre documentación completa
Tan importante como es la documentación, el software de trabajo es más. Este valor se trata de dar a los desarrolladores exactamente lo que necesitan para hacer el trabajo, sin sobrecargarlos.
3. Colaboración del cliente sobre la negociación del contrato
Tus clientes son uno de tus activos más poderosos. Ya sean clientes internos o externos, involucrarlos a lo largo del proceso puede ayudar a garantizar que el producto final satisfaga sus necesidades de manera más efectiva.
4. Responder al cambio sobre seguir un plan
Este valor es una de las mayores diferencias con la gestión de proyectos tradicional. Históricamente, el cambio se consideraba un gasto que debía evitarse. Agile permite el cambio continuo a lo largo de la vida de cualquier proyecto. Cada sprint brinda la oportunidad de revisar y corregir el rumbo.
¿Cuáles son los 12 principios de Agile?
Las metodologías ágiles pueden ser tan diversas y únicas como cada equipo individual, pero los 12 principios de Agile siempre deben guiar sus decisiones y el desarrollo de productos.
- Nuestra mayor prioridad es satisfacer al cliente a través de la entrega temprana y continua de software valioso (o cualquier otra cosa que entregue).
- Bienvenido a los requisitos cambiantes , incluso al final del desarrollo. Los procesos ágiles aprovechan el cambio para la ventaja competitiva del cliente.
- Entregue proyectos con frecuencia, desde un par de semanas hasta un par de meses, con preferencia por la escala de tiempo más corta.
- Los miembros del equipo de coordinación deben trabajar juntos diariamente durante todo el proyecto.
- Construir proyectos en torno a personas motivadas. Bríndeles el entorno y el apoyo que necesitan y confíe en ellos para hacer el trabajo.
- La conversación cara a cara es el método más eficiente y efectivo para transmitir información a los diferentes equipos y dentro de ellos.
- El producto final es la medida principal del progreso.
- Los procesos ágiles promueven el desarrollo sostenible. Todas las partes interesadas deberían poder mantener un ritmo constante indefinidamente.
- La atención continua a la excelencia técnica y al buen diseño mejora la agilidad.
- La simplicidad, el arte de maximizar la cantidad de trabajo no realizado, es esencial.
- Las mejores arquitecturas, requisitos y diseños surgen de equipos autoorganizados.
- A intervalos regulares, el equipo reflexiona sobre cómo volverse más efectivo, luego sintoniza y ajusta su comportamiento en consecuencia.
Componentes clave de la gestión ágil de proyectos
Historias de usuarios
En pocas palabras, una historia de usuario es una definición de alto nivel de una solicitud de trabajo. Contiene la información suficiente para que el equipo pueda producir una estimación razonable del esfuerzo requerido para cumplir con la solicitud. Esta breve y sencilla descripción está escrita desde la perspectiva del usuario y se centra en describir lo que quiere su cliente (sus objetivos) y por qué.
Sprints
Los sprints son una iteración corta, generalmente entre una y tres semanas para completarse, donde los equipos trabajan en tareas determinadas en la reunión de planificación del sprint . A medida que avanza, la idea es repetir continuamente estos sprints hasta que su producto esté listo para funcionar. Una vez que finaliza el sprint, revisa el producto, ve qué funciona y qué no, realiza ajustes y comienza otro sprint para mejorar el producto o servicio.
Reuniones de pie
Las reuniones diarias de pie (menos de 10 minutos), también conocidas como «reuniones diarias de Scrum», son una excelente manera de garantizar que todos estén informados y encaminados. Estas interacciones diarias se conocen como «ponerse de pie» porque se requiere que los participantes permanezcan de pie, lo que ayuda a que las reuniones sean breves y directas.
Tablero ágil
Un tablero Agile ayuda a su equipo a seguir el progreso de su proyecto. Puede ser una pizarra con notas adhesivas, un tablero Kanban simple o una función dentro de su software de gestión de proyectos .
Reserva
A medida que se agregan solicitudes de proyectos a través de su sistema de admisión, se convierten en historias pendientes en la cartera de pedidos. Durante las sesiones de planificación Agile, su equipo estimará los puntos de la historia para cada tarea. Durante la planificación del sprint, las historias en la cartera de pedidos se mueven al sprint para completarse durante la iteración. La gestión de su cartera de pedidos es una función vital para los gerentes de proyecto en un entorno Agile.
Roles de equipo ágiles
Diferentes metodologías ágiles pueden requerir roles de equipo específicos para adherirse al marco, o pueden no requerir roles específicos. Aunque es posible que la implementación Agile individual no requiera todos estos roles, aquí hay algunos roles comunes que puede encontrar:
- Maestro Scrum . Scrum Master garantiza que cada sprint se mantenga encaminado y ayuda a eliminar o resolver cualquier problema o desafío que pueda surgir. Son los defensores del equipo.
- Dueño del producto. El rol del propietario del producto es definir los objetivos de cada sprint, administrar y priorizar el trabajo pendiente del equipo y ser la voz del cliente o parte interesada interna.
- Miembros del equipo. Las personas de este equipo son las que ejecutan el trabajo en cada sprint. Estos equipos, generalmente de tres a siete personas, pueden estar compuestos por diferentes especialidades y fortalezas, o pueden ser equipos de personas con los mismos roles de trabajo.
- Partes interesadas. Este es un rol informativo solamente. Las partes interesadas deben mantenerse actualizadas sobre el producto y los objetivos del sprint, tener la oportunidad de revisar y aprobar el trabajo durante un sprint y proporcionar comentarios durante la retrospectiva del sprint.
Cada metodología Agile tiene su propia lista única de miembros del equipo y roles, y aunque los títulos pueden cambiar, hay algunas características de roles universales que la mayoría de las estructuras de equipos Agile deberían tener:
- En forma de T: un miembro valioso del equipo Agile tiene una amplia gama de conocimientos básicos sobre su tema, pero también un profundo conocimiento, experiencia y capacidad en una (o más) áreas específicas.
- Multifuncional: los miembros del equipo ágil multifuncional tienen habilidades fuera de sus áreas tradicionales. Es posible que conozcan algunos principios básicos de diseño gráfico y análisis de datos o incluso algo de HTML/CSS.
- Adaptable: si tienen un conjunto de habilidades diverso, saben cómo usarlo. No importa el entorno, su salida se mantiene constante.
- Curioso: Parte de optimizar y volverse más eficiente es hacer las preguntas correctas y desafiar la forma en que siempre han sido las cosas cuando sea apropiado.
- Emprendedor: Un miembro del equipo Agile es aquel que no espera a que le digan qué hacer. Están listos para completar y desarrollar campañas donde vean una necesidad.
- Orientado al equipo: los jugadores del equipo priorizan el éxito del equipo sobre su propia gloria personal. Si todos entregan a tiempo y se sincronizan bien, lo ven como una victoria.
- Comprometidos con la excelencia: uno de los beneficios clave de los proyectos ágiles es entregar un trabajo de calidad más rápido. Los miembros del equipo que están comprometidos con la excelencia no se conforman con el promedio. No están obsesionados con la perfección, pero están dedicados a producir siempre su mejor trabajo.
¿Cuáles son los 6 pasos de la metodología Agile?
El objetivo de Agile es producir ciclos de desarrollo más cortos y lanzamientos de productos más frecuentes que la gestión de proyectos en cascada tradicional . Este marco de tiempo más corto permite que los equipos de proyecto reaccionen a los cambios en las necesidades del cliente de manera más efectiva.
Como dijimos antes, puede usar algunos marcos Agile diferentes: Scrum y Kanban son dos de los más comunes. Pero cada metodología Agile seguirá el mismo proceso básico, que incluye:
1. Planificación de proyectos
Al igual que con cualquier proyecto, antes de comenzar, su equipo debe comprender el objetivo final, el valor para la organización o el cliente y cómo se logrará.
Puede desarrollar el alcance de un proyecto aquí, pero recuerde que el propósito de utilizar la gestión ágil de proyectos es poder abordar los cambios y las adiciones al proyecto fácilmente, por lo que el alcance del proyecto no debe verse como inmutable.
2. Creación de la hoja de ruta del producto
Una hoja de ruta es un desglose de las características que conformarán el producto final. Este es un componente crucial de la etapa de planificación de Agile, porque su equipo creará estas características individuales durante cada sprint.
En este punto, también desarrollará una cartera de productos, que es una lista de todas las características y entregables que conformarán el producto final. Cuando planifique sprints más adelante, su equipo extraerá tareas de este trabajo pendiente.
3. Planificación de lanzamiento
En la gestión de proyectos en cascada tradicional , hay una fecha de implementación que se produce después de que se haya desarrollado un proyecto completo. Sin embargo, cuando usa Agile, su proyecto usa ciclos de desarrollo más cortos (llamados sprints ) con funciones lanzadas al final de cada ciclo.
Antes de iniciar el proyecto, elaborará un plan de alto nivel para los lanzamientos de funciones y, al comienzo de cada sprint, revisará y reevaluará el plan de lanzamiento de esa función.
4. Planificación de Sprint
Antes de que comience cada sprint, las partes interesadas deben realizar una reunión de planificación de sprint para determinar qué logrará cada persona durante ese sprint, cómo se logrará y evaluar la carga de tareas. Es importante compartir la carga de manera uniforme entre los miembros del equipo para que puedan realizar las tareas asignadas durante el sprint.
También deberá documentar visualmente su flujo de trabajo para la transparencia del equipo, la comprensión compartida dentro del equipo y la identificación y eliminación de cuellos de botella.
5. Stand-ups diarios
Para ayudar a su equipo a realizar sus tareas durante cada sprint y evaluar si es necesario realizar algún cambio, organice breves reuniones diarias de pie . Durante estas reuniones, cada miembro del equipo hablará brevemente sobre lo que lograron el día anterior y en qué trabajarán ese día.
Estas reuniones diarias deben durar solo 15 minutos. No están destinadas a ser sesiones extendidas de resolución de problemas o una oportunidad para hablar sobre noticias generales. Algunos equipos incluso realizarán estas reuniones de pie para que sea breve.
6. Revisión de Sprint y retrospectiva
Después del final de cada sprint, su equipo realizará dos reuniones: primero, realizará una revisión del sprint con las partes interesadas del proyecto para mostrarles el producto terminado. Esta es una parte importante de mantener una comunicación abierta con las partes interesadas. Una reunión en persona o por videoconferencia permite que ambos grupos desarrollen una relación y discutan los problemas de productos que surjan.
En segundo lugar, tendrá una reunión retrospectiva del sprint con las partes interesadas para analizar qué salió bien durante el sprint, qué podría haber sido mejor, si la carga de tareas fue demasiado pesada o demasiado liviana para cada miembro y qué se logró durante el sprint.
Si su equipo es nuevo en la gestión de proyectos Agile, no se salte esta reunión esencial. Le ayuda a medir cuánto puede abordar su equipo durante cada sprint y la duración de sprint más eficiente para proyectos futuros.
Transición a la gestión ágil de proyectos
Una vez que se sienta cómodo avanzando con Agile, querrá comenzar educando a sus equipos Agile sobre cómo harán la transición a sus nuevos roles, cuándo comenzarán a tener reuniones diarias y cómo harán la transición de su trabajo actual a la metodología Ágil.
Después de establecer los pasos de transición y asegurarse de que todos se sientan cómodos con el nuevo estilo de trabajo, querrá monitorear y realizar un seguimiento de su progreso y éxito.
Si tienen dificultades para correr a la misma velocidad que antes, ¿qué puede estar causando esos problemas? Si el equipo no actualiza las historias con su estado actual, ¿se han definido claramente esos estados?
Seguir el progreso o el éxito de un nuevo equipo Agile será muy beneficioso para darle confianza en los cambios. Además, tener estas métricas Agile ayudará a justificar los beneficios de hacer la transición de un equipo a Agile cuando se encuentre en reuniones de alto nivel.
Finalmente, es importante proporcionarle a su equipo y a los nuevos Scrum Masters un formulario que describa preguntas útiles para hacer durante las reuniones diarias y las retrospectivas de iteración. Esto proporciona una excelente documentación para futuras revisiones de procesos. También permitirá que el equipo identifique áreas que necesitan mejoras y lo ayudará a responder preguntas de las que quizás no piense hablar si es nuevo en Agile.
Comience con la gestión ágil de proyectos
Estas son las partes más básicas e importantes de la gestión ágil de proyectos. A medida que hace la transición de su equipo a una metodología Agile, estos procesos, software y herramientas Agile , roles y principios lo ayudarán a cambiar su mentalidad y comenzar a trabajar juntos para ser más flexibles y adaptarse a los cambios a medida que se presenten. Agile no es para todos, pero los equipos que lo usan correctamente experimentarán enormes beneficios, incluidos procesos de trabajo optimizados y una rápida innovación.